O checklist está disponível para download no sistema SPG SISTER ou Site.
SPG Sister – Módulo Instrução Processual > Arquivos > Check-list.
Site – https://www.seplag.ce.gov.br/gestao/terceirizacao/

Os documentos estão disponíveis no site da Procuradoria Geral do Estado do Ceará – PGE.
Site – https://www.pge.ce.gov.br/licitacoes/documentos/

Os documentos estão disponíveis no site da Procuradoria Geral do Estado do Ceará – PGE.
Site – https://www.pge.ce.gov.br/licitacoes/documentos/

O processo deverá ser instruído conforme o check-list disponível para download no sistema SPG SISTER e no Site.
SPG Sister – Módulo Instrução Processual > Arquivos > Checklist – Licitação.
Site – https://www.seplag.ce.gov.br/gestao/terceirizacao/

O processo deverá ser instruído conforme o check-list disponível para download no sistema SPG SISTER e no Site.
SPG Sister – Módulo Instrução Processual > Arquivos > Checklist – Dispensa de Licitação.
Site – https://www.seplag.ce.gov.br/gestao/terceirizacao/

O processo deverá ser instruído conforme o check-list disponível para download no sistema SPG SISTER e no Site.
SPG Sister – Módulo Instrução Processual > Arquivos > Checklist – Repactuação.
Site – https://www.seplag.ce.gov.br/gestao/terceirizacao/

O processo deverá ser instruído conforme o check-list disponível para download no sistema SPG SISTER e no Site.
SPG Sister – Módulo Instrução Processual > Arquivos > Checklist – Prorrogação.
Site – https://www.seplag.ce.gov.br/gestao/terceirizacao/

O processo deverá ser instruído conforme o check-list disponível para download no sistema SPG SISTER e no Site.
SPG Sister – Módulo Instrução Processual > Arquivos > Checklist – Prorrogação.
Site – https://www.seplag.ce.gov.br/gestao/terceirizacao/
Observação:
No momento de criar a planilha de custos para a primeira prorrogação deve-se observar a cláusula 8.1.10 do edital. A tabela Redução Encargos Sociais Prorrogação está disponível no site para simulação.

Ao prever o EPI no Edital e Termo de Referência, deverá apresentar pesquisa de preço conforme disposto no art. 29 do Decreto nº 35.322, de 24 de fevereiro de 2023, detalhando os itens que compõem o EPI.

A previsão de provisionamento deverá obedecer à Instrução Normativa 03/2020, de 22 de Dezembro de 2020.
Observação:
Ao prever o Provisionamento no Termo de Referência, deverá observar o item 9. Das Obrigações do Contratante, conforme previsto em edital.

Deverá obedecer a Resolução do COGERF nº 07/2022 de 16/05/2022, que dispõe sobre o pagamento da rubrica “Adicional de Função”.

Deverá obedecer à previsão legal do percentual em CCT ou aplicar CLT.

Art. 1º – Os órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado do Ceará devem observar o Índice Nacional de Preços ao Consumidor – Amplo (IPCA) como limite máximo para o reajustes e repactuações de contratos de gestão firmados com Organizações Sociais, contratos de mão de obra terceirizada e para os instrumentos firmados com cooperativas de serviços.

A Planilha de Custos elaborada no sistema é calculada com 22 dias úteis como base de cálculo, considerado como média para os dias úteis no exercício. Nesse sentido, não descumprindo o que está previsto em convenção coletiva de trabalho, para chegar ao valor mensal dos benefícios.

Deverá observar o local da prestação do serviço e percentual do ISS do(s) município(s), conforme previsto em decreto municipal.

Observar o Decreto nº 35.357/2023, de 17/03/2023, que altera o decreto estadual nº 35.067/2022.
 
Art. 114. Nas contratações para a construção de obras públicas, assim como para a prestação de serviços, deverão reservar conforme regulamento próprio, o percentual mínimo de 3% (três por cento) e no máximo de 10% (dez por cento) das vagas necessárias à execução do contrato, sendo o mínimo de 2% (dois por cento) para presos sujeitos ao regime semiaberto, aberto, em livramento condicional e egressos do Sistema Prisional do Estado do Ceará, bem como para trabalhadores e trabalhadoras retirados de situação análoga à de escravo, mulheres vítimas de violência doméstica em situação de vulnerabilidade social, e o mínimo de 1% (um por cento) para os jovens do sistema socioeducativo, além do percentual previsto no Decreto Federal nº 9.579, de 22 de novembro de 2018.

Observar as necessidades do órgão e da categoria, em conformidade ao Parecer PGE nº 0224/2022, de 09/02/2022, que recomenda a contratação de serviços terceirizados com jornada de 40 horas semanais, a Administração Pública Estadual deve respeitar o piso proporcional ao estabelecido para a jornada de trabalho de 44 horas.

Observar o Parecer PGE nº 0625/2023, de 25/10/2023, que trata sobre Intervalo Intrajornada na base de cálculo para fins de incidência das contribuições sociais previdenciárias sobre a folha de salários e salários de contribuição.

1. O órgão deve abrir o processo conforme o checklist de repactuação;
2. Encaminhar para análise da COSET;
3. COSET encaminha o processo analisado à Procuradoria Geral do Estado do Ceará – PGE, para conhecimento e parecer;
4. PGE encaminha resposta ao órgão de origem.

A preclusão lógica é o veto de repactuação contratual, que ocorre quando o prestador de serviço não formaliza a solicitação da repactuação dentro do prazo de vigência do contrato.

Em caso de dúvidas, consultar o setor jurídico do órgão de origem.

01 – Onde localizar os documentos pertinentes à Mão de Obra Terceirizada?

1. Acesse o SPGSISTER > Módulo Instrução Processual > Arquivos;
2. Localizar o documento;
3. Realizar Download.

01–Como realizar cadastro e alterações na Planilha de Custo/Projeto?

1. Acesse o SPGSISTER > Módulo Projeto Básico > Criar Projeto Básico > Preencher os campos obrigatórios e salvar;
2. Criar Pré-Contrato > Preencher os campos obrigatórios e salvar;
3. Planilha de Custos > Área de Serviços > Categoria > Vale Transporte para Incluir Categoria;
4. Em ações da categoria > preencher os campos Demais Taxas(Composição Salarial) e Tributos(ISS);
5. Se necessário, após a inclusão da categoria, ela poderá ter a quantidade editada ou ser excluída;
6. Ao final, Imprimir Valores para compor os documentos solicitados no Check-list do Projeto Básico;
7. Enviar para Análise.

01 – Como acompanhar alterações do contrato?

1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Contrato > Cadastro de Contrato > Ações do Contrato;
2. Após acessar o contrato, o sistema disponibilizará 10 guias;
3. Guia Planilha de Custo Vigente: é a planilha de custo atual alterada pelo último aditivo;
4. Guia Terceirizados: nome, CPF, categoria, início de admissão, optante de vale transporte e plano de saúde, substituível, lotação, turno, férias e situação da alocação;
5. Guia Faturas: registro de todas as faturas mensais, valor das faturas, valor das parcelas e valor dos empenhos;
6. Guia Aditivos: registro de todos os aditivos por Número da IG, data, tipo, valor, descrição, situação da publicação, data de início, data de término e taxa de administração e arquivos;
7. Guia Apostilamento: registro de todos os aditivos por número da IG, data, tipo e descrição; 8. Guia Desbloqueio/Vagas: Id da categoria, categoria, valores, vagas formalizadas, vagas autorizadas, vagas alocadas;
9. Guia Arquivos: documentos como análise da coset, publicação no DOE, planilha de custo vencedora, tabela de encargos sociais e contrato assinado;
10. Guia Substituição de Contrato: registro de qual contrato foi substituído;
11. Guia Histórico de Planilhas: registro de todas as planilhas de custos relacionadas aos aditivos;
12. Guia Laudo Ins/Peric: incluir documento, alterar percentual e autorizar;

02 – Como acompanhar as alterações do contrato realizadas pelos aditivos?

1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Contrato > Cadastro de Aditivo > Ações do Contrato;
2. Acessando os aditivos o sistema apresentará as seguintes informações: ID do aditivo, datas do aditivo no SACC, datas da planilha, tipo, custo, custo total, situação, planilha de ajuste e contrato encerrado;

01 – Consultar cadastro de terceirizados no sistema para alocação?

1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Consultar por nome ou CPF > Inserir a informação e filtrar;
2. Acessando o registro do terceirizado, o usuário deverá localizar a Listagem;
3. Preencher os campos: selecionar o campo e o inserir os dados desejados;
4. Na sequência, clicar em Filtrar;
5. Se o sistema indicar a consulta sem registro, será necessário cadastrar o terceirizado;
6. Se o sistema indicar a consulta com registro, será necessário o gestor do contrato verificar se está alocado ou desalocado;
7. Se ALOCADO, entrar em contato com o órgão de origem para realizar a desalocação;
8. Se NÃO ALOCADO, está liberado para nova alocação.

02 – Como realizar cadastro de terceirizados no sistema?

1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Cadastrar Terceirizado;
2. Acessando a funcionalidade de Cadastrar Terceirizado, o usuário deverá preencher todas as informações, inclusive os campos obrigatórios como: Nome, CPF, Sexo, Data de Nascimento, Nacionalidade, Nome da Mãe, CEP, Logradouro e Bairro e salvar as informações.

03 – Como realizar a alocação do terceirizado?

1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Consultar por nome ou CPF > Inserir a informação e filtrar;
2. Acessando o registro do terceirizado, o usuário deverá clicar em Nova Alocação;
3. Preencher os campos: Contrato, Categoria, Data de Início, Lotação, E-mail, Telefone Fixo, Reserva de Vagas, Plano de Saúde, Vale Transporte, Observação e Salvar;
4. Sistema solicitará confirmação da alocação;
5. Se não, sistema voltará para a tela da alocação e o usuário poderá cancelar;
6. Se sim, o usuário deverá Solicitar Liberação do COGERF.

04 – Como Retornar alocação para em cadastro?

1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Consultar por nome ou CPF > Inserir a informação e filtrar;
2. Acessando o registro do terceirizado, o usuário deverá clicar em Retornar para em Cadastro, Justificar e Salvar; 3. A alocação ficará com o status Em Cadastro;
4. Em Cadastro o usuário poderá Editar e Desistir da Solicitação.

Observação:

✔ Quando a alocação estiver com status aguardando autorização do Cogerf, e o usuário identificar erro na alocação (contrato, data de alocação, categoria ou lotação) poderá Retornar para em Cadastro e realizar as alterações necessárias. Em seguida, deverá encaminhar para autorização do Cogerf.

05 – Como editar alocação?

1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Consultar por nome ou CPF > Inserir a informação e filtrar;
2. Acessando o registro do terceirizado, o usuário deverá clicar em Editar;
3. O sistema permitirá editar o E-mail, Telefone Móvel, Telefone Fixo, Categoria, Data de Início, Reserva de Vagas, Lotação, Observação, Plano de Saúde, Vale Transporte e salvar as informações.

06 – Como desistir da solicitação de alocação?

1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Consultar por nome ou CPF > Insira a informação e filtre;
2. Acessando o registro do terceirizado, o usuário deverá clicar em Desistir da Solicitação;
3. Sistema solicitará confirmação;
4. Se o usuário marcar “não”, o sistema voltará para a tela da alocação Em Cadastro;
5. Se o usuário marcar “sim”, o registro de alocação será cancelado, permitindo ao órgão realizar uma nova alocação.

07 – Como realiza a programação de férias?

1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Consultar por nome ou CPF > Inserir a informação e filtrar;
2. Acessando a alocação, o usuário deverá identificar a aba Férias, onde será permitida a inclusão de férias de acordo com período aquisitivo conforme art. 134, § 1º, a partir da data de alocação;
3. O sistema permitirá ao usuário programar o período de gozo e aquisitivo a partir da data de alocação;
4. Durante o período de férias, se houver substituição do terceirizado, é necessário que o campo na alocação do terceirizado que foi substituído esteja marcado.

Observação:

✔ Os itens 03 e 04 são extremamente importantes para o planejamento financeiro da terceirização, tendo em vista que essa função impactará no limite financeiro e no faturamento do contrato.

01 – Como acompanhar a solicitação de liberação da alocação pelo Cogerf?

1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Alocações > Consultar órgão, situação ou nº da solicitação;
2. Escolhendo as 02 opções do item 1, o sistema relacionará as alocações aguardando autorização.

Observação:

✔ Em caso de desistência do terceirizado, o gestor do contrato deverá entrar em contato com o Coordenador do COGERF para que seja negada a alocação.

✔ As autorizações de alocações aguardando liberação competem exclusivamente ao Cogerf, apesar de realizadas através do sistema SPG Sister.

02 – Como alterar o nome do colaborador?

1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Terceirizado > Consultar por nome ou CPF > Inserir a informação e filtrar;
2. Acessando a alocação, o usuário deverá identificar o campo nome;
3. Realizar a alteração do nome e salvar.

01 – Como acompanhar o Limite Orçamentário, Financeiro e Previsão Anual para os contratos vigentes?

1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Planejamento Setorial > Planejamento Anual;
2. Acessando a tela, o sistema mostrará o quadro Resumo Financeiro com o Limite Orçamentário, Limite Financeiro e Previsão Anual;
3. Na sequência, o sistema mostrará o quadro Financeiro com o Limite Financeiro, o custo Planejado dos alocados, o custo da execução e o custo Planejado + Executado.;
4. Na sequência, o sistema mostrará o quadro Contrato do Órgão, onde é listado o contrato vigente, possibilitando ao usuário clicar na funcionalidade de expandir, realizar o preenchimento do Provisionamento Mensal Utilizado, marcar o campo Utilizar Provisionamento e salvar.

Observação:

✔ O item 04 é extremamente importante, tendo em vista, que essa função tem impacto diretamente no faturamento.

01 – Como acompanhar o faturamento do contrato?

1. Acesse o SPG SISTER > Módulo de Fatura > Controle de Fatura;
2. Selecionando o órgão, marcando a opção somente vigentes e pesquisar;
3. O sistema relacionará os contratos onde o usuário poderá acessar clicando em ações;
4. Clicando em ações do contrato, o usuário poderá criar a fatura do tipo Normal e/ou Repactuação clicando no campo Por Estimativa;
5. O sistema permitirá também acompanhar as faturas do tipo Normal, Repactuação, Dea e Fatura com Problemas para realizar análise e autorizar.

Observação:

✔ Quando o for gerada a fatura por estimativa ou a fatura normal, o sistema disponibilizará a listagem de todos os colaboradores alocados ao contrato. Nesse momento, é importante verificar se todos os terceirizados estão alocados no contrato.

Avisos importantes antes da autorização da fatura:
1. O sistema realiza todos meses a consulta do CPF dos terceirizados na Folha de Pagamento do Estado do Ceará, para verificar outros vínculos no âmbito estadual, onde será necessária a análise do órgão e o sistema permitirá a autorização mediante justificativa;
2. O Sistema realiza todos os meses a validação do valor do Provisionamento x o valor do Provisionamento Utilizado/Marcado, conforme item 4 do Planejamento Setorial/Anual.

02 – Como criar fatura por estimativa (órgão)?

1. Acesse o SPG SISTER > Módulo Fatura > Controle de Fatura > Ações do Contrato; 2. Acessando a funcionalidade Ações do Contrato, clicar em Criar Fatura, selecionar as opções dos campos Tipo, Mês, marcar o Por Estimativa e Gerar Fatura;
3. Na sequência, por o valor estimado e enviar para análise;
4. Apresentando o status em análise, realizar a autorização da fatura.

Observação:

✔ A fatura por estimativa é criada pelo órgão até o último dia do mês, após o início do mês seguinte, o sistema não permitirá criar a fatura do mês anterior por estimativa.

01 – Onde localizar os documentos pertinentes à Mão de Obra Terceirizada?

01 – Aviso de Alocação NÃO permitida, serviço da folha indisponível, serviço respondeu mas sem sucesso. Como proceder?
O órgão, ao realizar a alocação no sistema de planejamento e gestão – SPG SISTER faz a consulta do CPF na folha de pagamento do Estado do Ceará. Nesse caso, deve-se aguardar o retorno do sistema.

02 – Aviso de Alocação do terceirizado, NÃO encontrado na fatura. Como proceder?
O aviso mostra que o CPF não está relacionado no faturamento, sendo necessário incluir no faturamento clicando em ações da fatura, e em seguida, clicar em incluir terceirizado ausente.

03 – Aviso de Terceirizado desalocado do contrato, mas consta na fatura indevidamente. Como proceder?
O órgão deverá identificar a data de desalocação e a criação da fatura por estimativa ou normal, para que seja constatada a irregularidade. Para regularizar a situação, é necessário clicar em ações da fatura, e em seguida, remover o terceirizado.

04 – Aviso de Terceirizado com dias trabalhados diferente da alocação, sem marcação do vale transporte, plano de saúde e substituível. Como proceder?
O órgão, ao identificar as irregularidades, deve realizar a marcação dos itens na alocação, voltar na fatura e clicar em Recalcular Fatura. O sistema realizará a atualização do custo unitário da categoria.

05 – Aviso de Fatura com código das categorias desatualizadas com o código do novo aditivo deferido. Como proceder?
O órgão ao identificar a irregularidade, deverá solicitar ao fornecedor que seja criada uma nova fatura para atualizar os códigos e os custos das categorias, conforme o novo aditivo vigente no sistema.

06 – Aviso de Quantidade de redução do Vale Alimentação, não pode ser maior que 30 dias. Como proceder?
O órgão ao identificar a irregularidade, deverá solicitar ao fornecedor que seja criada uma nova fatura para atualizar os custos das categorias.

07 – Aviso de O valor do provisionamento dos terceirizados do lote, é superior ao valor definido para o lote, o Provisionamento do Lote é R$ 8.888,88 e da Fatura é R$ 9.999,99. Como proceder?
O aviso mostra que o valor da fatura está acima do valor do provisionamento do lote informado no Planejamento Setorial/Anual, sendo necessário o ajuste para autorizar a fatura.

08 – Aviso de O custo informado é superior ao valor planejado para o terceirizado. Como proceder?
O órgão, ao identificar a irregularidade, deverá verificar se o vale transporte e o plano de saúde estão marcados na alocação dos terceirizados para a fatura do tipo normal.

09 – Aviso de Valor total da fatura deve ser maior ou igual ao valor total das parcelas, para que seja possível autorizar. Se o valor da fatura for menor que as parcelas, é necessário anular o valor da diferença parcialmente. Como proceder?
O órgão ao identificar a irregularidade, deverá ratificar o valor da fatura, e em seguida, solicitar ao setor financeiro a anulação parcial do valor na parcela para autorizar a fatura.

10 – Aviso de Valor de fatura menor que a parcela ou Fatura não aprovada com valor em parcela. Como proceder?
Nessa situação existe fatura com parcela vinculada. O órgão ao identificar a irregularidade, deverá certificar se o fornecedor gerou um novo faturamento.
Caso SIM, deverá autorizar a nova fatura, e em seguida, transferir as parcelas da fatura antiga para a nova fatura.
Caso NÃO, deverá ajustar o valor da fatura ou anular parcialmente o valor no SIAP, conforme o valor da parcela.
Observação: Caso tenha sido criada uma nova fatura para ambos os casos, sempre será necessário transferir as parcelas da fatura antiga para a nova fatura.

11 – Aviso de FALHA quando autorizando a fatura mensal, clicando em Analisar Fatura na Folha. Como proceder?
Essa situação ocorre quando o SPG Sister tenta realizar as consultas dos CPFs e folha de pagamento do estado está fora do ar. Portanto, não é possível apresentar as informações de mais vínculos.

Observação:
O Sistema de Planejamento e Gestão – SPG Sister, permite aos gestores rejeitar as faturas dos tipos Normal, Repactuação e DEA já autorizadas, para correção do valor do faturamento sem a necessidade de solicitação à COSET.

12 – Aviso de que está pendente o faturamento do período Mês e Ano, período a partir do qual existe alocação. Como proceder?
A criação da fatura por estimativa ou normal só é permitida a partir da data de início do contrato/Alocação.

13 – Aviso de A diferença de repactuação excede o valor previsto para a categoria. Como proceder?
Após o órgão ao criar a fatura de repactuação por estimativa e converter, ela ficará apta para a empresa lançar os custos da diferença de repactuação. No momento da autorização, o sistema faz a checagem entre o valor dos custos totais da categoria da CCT anterior com a nova CCT.

14 – Aviso de O valor da fatura excede o valor previsto para o contrato. Como proceder?
O órgão deverá identificar as irregularidades dos custos entre a fatura, o aditivo vigente e o custo total do contrato no planejamento setorial/anual.